APUNTES DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS

El enfoque de Contingencias en la administración II

Cuando métodos que eran muy eficaces para una situación no funcionaban en otras, buscaban una explicación. Por ejemplo, ¿Por qué funcionaba magníficamente un programa de desarrollo organizacional en una situación y fracasaba rotundamente en otra? Los partidarios del enfoque de contingencias tenían una respuesta lógica para este tipo de preguntas: los resultados difieren porque las situaciones difieren, la técnica que funciona en un caso no funcionará necesariamente en todos los casos.

Conforme al enfoque de contingencias, la tarea del gerente consiste en identificar la técnica que servirá mejor para alcanzar las metas de la gerencia, en una situación concreta, en circunstancias concretas y en un momento concreto. Por ejemplo, cuando se requiere alentar a los trabajadores para incrementar la productividad, el teórico clásico podría recomendar un nuevo plan para simplificar el trabajo. El científico de la conducta, en cambio, podría tratar de crear un ambiente psicológicamente motivante y recomendar una técnica como el enriquecimiento del trabajo; es decir, la combinación de tareas con diferente alcance y responsabilidad, y que conceden la trabajador mayor autonomía para tomar decisiones. Empero, el administrador partidario del enfoque de contingencias preguntaría: “¿Qué método funcionará mejor en este caso? Si los trabajadores no cuentan con la capacidad necesaria, y los recursos y la posibilidad de capacitarlos son limitados, la simplificación del trabajo sería la mejor solución. No obstante, con trabajadores capacitados y orgullosos de sus capacidades, un programa de enriquecimiento del trabajo podría ser más eficaz. El enfoque de contingencias significa un giro importante de la teoría moderna de la administración, porque representa cada serie de relaciones de la organización sujeta a circunstancias singulares.

El enfoque de Contingencias en la administración I

¿Qué es el enfoque de contingencias?

A Charles Kindleberger, economista reconocido en todo el mundo, le agradaba decir a sus alumnos en el MIT que la respuesta a cualquier interrogante importante de la economía es: “depende”, y que la tarea del economista consiste en especificar de qué depende y cómo.

“Depende” también es una respuesta adecuada para los aspectos importantes de la administración. La teoría de la administración pretende determinar las relaciones pronosticables entre situaciones, actos y resultados. Por tanto, no es raro que un enfoque de reciente data quiera integrar las diversas escuelas del pensamiento de la administración concentrándose en la interdependencia de los muchos factores que implica una situación administrativa.

El enfoque de contingencias (llamado también enfoque situacional en algunas oportunidades), fue concebido por gerentes, asesores e investigadores que trataron de aplicar los conceptos de las escuelas más importantes a las situaciones reales que vivían.

Las funciones de apoyo – funciones de contabilidad

Funciones de contabilidad

En todas las organizaciones se necesitan datos, que una vez procesados se convierten en la información necesaria para la adopción de decisiones, y para ello es indispensable el hecho de llevar un registro de las diferentes transacciones realizadas: cuánto se gastó en esto, cuánto se pagó por aquello, en qué se utilizó este producto, cuántas unidades salieron defectuosas, cuál es el porcentaje de ausentismo de los trabajadores, cuál es el índice de accidentes con que se cuenta, etc.

Sólo contando con un registro escrito de las operaciones más importantes será posible clasificar, ordenar, procesar e interpretar la información que requiere la institución.

Se puede ver así cómo la aplicación de las funciones de apoyo es fundamental para lograr los objetivos de cualquier institución.

Las funciones de apoyo

Funciones de seguridad

El objetivo de esta función es garantizar la protección de todos los activos o propiedades de la institución, así como la seguridad de los empleados que trabajan en la misma. En el caso de una empresa de corte fabril se deben adoptar medidas de seguridad con objeto de evitar daños a la maquinaria y accidentes de trabajo para los empleados; servicios de vigilancia para evitar que personas ajenas a la institución puedan sustraer objetos o materiales de la misma; se requiere la adquisición de seguros que brinden protección contra siniestros como pueden ser incendios, terremotos o inundaciones, así como de la protección de la fábrica contra posibles actos de sabotaje o el efecto negativo que pudieran ocasionar huelgas por parte de los trabajadores.

Todas estas actividades de la institución tienen como objetivo lograr una eficaz protección de los bienes para garantizar la realización sin interrupciones de sus operaciones normales.

Las funciones de apoyo

Funciones financieras en la administracion

Es difícil imaginar la existencia de una institución que no requiera de la obtención y manejo de fondos económicos, los cuales se utilizan para adquirir los diferentes activos que se emplean en el proceso de producción.

Si se trata de un hospital, se requiere la adquisición de los edificios, el instrumental médico quirúrgico, los equipos de laboratorio, etc, salas de operaciones o instalaciones auxiliares, por lo que el dinero o capital con que originalmente cuenta la institución debe de ser invertido en estos insumos. Como consecuencia de las transacciones comerciales efectuadas, es decir la venta de productos o venta de servicios, la institución recibirá un flujo de fondos económicos que deberán ser cuidadosamente administrados; por ejemplo determinar que monto de estos ingresos debe de reinvertirse y en qué, pagar sueldos a los empleados del hospital, pago de las medicinas, drogas, medicamentos o alimentos que se hayan utilizado, etc.

Por tanto, todas aquellas actividades relacionadas con la obtención, custodia, inversión, erogación, cuidado, etc., de los fondos económicos o valores de la institución es lo que constituyen las funciones financieras.

La función de producción

En la actualidad es difícil pensar en la existencia de una entidad que no produzca bienes o servicios, prácticamente todas las instituciones ya sean éstas públicas o privadas tienen una función de producción, aunque muchas veces ésta no sea tan evidente.

Si se habla de un automóvil se sabe que éste fue producido en una fábrica y se tiene bastante claro que ésta, es una organización de índole productiva, debido a que transforma las diferentes materias primas que compra, para producir el producto final que se conoce como automóvil. Pero existen otras instituciones que no producen bienes, éstos producen servicios.

Por ejemplo, un hospital es una institución que proporciona servicios de recuperación de la salud para aquellas personas que se encuentran enfermas; en este caso el administrador o director del hospital podría ser comparado con el gerente de producción de una empresa fabril, ya que debe administrar toda una serie de insumos como lo son los recursos humanos y materiales para producir los servicios que constituyen la razón de ser de este tipo de organización.

Si se trata de una institución con objetivos de otra naturaleza como sería el caso de una iglesia, cualquiera que sea su credo, se puede inferir que la misma tiene como función o misión proporcionar a sus feligreses servicios de tranquilidad espiritual, de orientación y de guía. Sin embargo, el administrador de la iglesia realiza funciones de gerente de producción, administrando los recursos que tiene a su disposición para lograr precisamente su objetivo, producir el servicio que los creyentes buscan en esa iglesia en particular.

Por lo tanto, cualquiera que sea el tipo de institución, ya sean sus objetivos económicos o no, el que se encuentra al frente de la misma, llámese este director, presidente, gerente, jefe o supervisor, si quiere lograr que la organización sea verdaderamente productiva deberá coordinar la realización de varias funciones, mismas que estableció Fayol: funciones técnicas, comerciales, financieras, de seguridad, de contabilidad y registro de información, pero fundamentalmente administrativas.