APUNTES DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS

TIPOS DE GERENTES (Primera parte)

Se ha usado el término gerente para referirse a quien sea responsable de cumplir con las cuatro actividades básicas de la administración en el desarrollo de sus relaciones. Una manera de captar la complejidad de la administración es entender que los gerentes pueden trabajar en diferentes niveles de una organización y en diferentes rangos de actividades dentro de ella. Después de analizar el nivel y el alcance de diversos tipos de gerentes, se verá también que diferentes tipos de administración refuerzan diferentes capacidades y roles.

NIVELES DE LA ADMINISTRACIÓN

GERENTES DE PRIMERA LÍNEA

Las personas responsables del trabajo de las demás que ocupan el nivel más bajo de una organización, se llaman gerentes de primera línea o primer nivel. Los gerentes de primera línea dirigen a empleados que no son gerentes; no supervisan a otros gerentes. Algunos ejemplos de gerentes de primera línea serían el jefe o el supervisor de producción de una planta fabril, el supervisor técnico de un departamento de investigación y el supervisor de una oficina grande. Con frecuencia, los gerentes de primera línea reciben el nombre de supervisores. El director de una escuela también es un gerente de primer nivel, al igual que le manager de un equipo de béisbol de ligas mayores.

PROCESO ADMINISTRATIVO EN LA PRÁCTICA (Quinta Parte)

INNOVACIONES EN LA PEQUEÑA EMPRESA

Queda claro que la versatilidad es un activo para la pequeña empresa. Cuando los gerentes y los empleados pueden ampliar sus roles, las compañías salen beneficiadas. Además, en ocasiones, las empresas pequeñas pueden operar cambios a más velocidad que las grandes. De hecho, muchas empresas pequeñas han desarrollad prácticas administrativas, singulares e interesantes, que podrían ser una lección para los grandes.

Por ejemplo:

• En “Delatex”, fabricante de las telas, la gerencia reorganizó la compañía, aboliendo puestos y niveles administrativos y dando a los empleados carta blanca, como nunca antes, par definir sus trabajos.
• Imprentaxx, Inc., imprenta que está creciendo a gran velocidad, cuenta con una larga lista de cursos de capacitación para empleados, un centro deportivo en sus instalaciones y un programa para la adquisición de acciones. Al estructurar sus operaciones, definió a cada uno de los equipos de una prensa como si fuera un centro de utilidades autónomo, responsable de sus propias operaciones.
• Equitex, distribuidor de maquinaria cuya nomina incluye a 30 empleados, cuenta con una gerencia formada por equipos, programas de generosos bonos y una política de libro abierto para compartir con los empleados la información relacionada con las operaciones del negocio.

PROCESO ADMINISTRATIVO EN LA PRÁCTICA (Cuarta Parte)

ROLES GERENCIALES

Se ha planteado la administración en términos de cuatro funciones generales. A continuación, se irá más allá de dichas funciones e identificará una serie de roles concretos que pueden desempeñar los gerentes, en diferentes momentos.

Es de mencionar que todos ya conocen algunos de los papeles cruciales que desempeñan los gerentes, muchos ya son veteranos en razón de las muchas relaciones que hasta ahora, han establecido en su vida. Al vincularse con la familia, amigos, compañeros de clase y de trabajo, en ocasiones, una persona dirige, en otras una persona funge de intermediario o enlace y, en otras, los demás lo pueden considerar un símbolo de algún rasgo meritorio, por ejemplo la honradez o la disposición a trabajar mucho. En cuanto a estas relaciones, una persona puede vigila lo que está ocurriendo fuera de esa relación, comparte información con compañeros, e incluso actúa como vocero de éstos. Es más, a veces, una persona toma la iniciativa, en ocasiones maneja desacuerdos, en otra asigna recursos, por ejemplo dinero, y, también, negocia con sus colaboradores.

Henry Mintzberg ha estudiado con detenimiento el quehacer de los gerentes, en su libro La naturaleza del trabajo directivo, dice que el trabajo del directivo consiste, precisamente, en las diez actividades mencionadas. Mintzberg cataloga las tres primeras como los roles interpersonales de un administrador, las siguientes tres como los roles informativos y las últimas cuatro como los roles de decisión.

Las organizaciones contemporáneas están encontrando, cada vez con más frecuencia, que los roles administrativos no siempre se limitan a los gerentes tradicionales. Conforme el entorno de las organizaciones se vuelve más competitivo, las empresas se dedican más a encontrar la manera de mejorar la calidad. Muchas veces, esto significa pedir a las personas que desempeñaban roles no administrativos, muy estrechos, que ahora amplíen el campo de sus actividades.

Un punto clave del rol de los gerentes s que deben ser muy versátiles cuando se trata de relaciones humanas. Cualquier persona sin lugar a dudas ha tenido esta experiencia en sus propias relaciones. La especialidad que se llama el ejercicio de la administración parte de la versatilidad que se acaba de mencionar.

PROCESO ADMINISTRATIVO EN LA PRÁCTICA (Tercera Parte)

Los catorce puntos de Deming

En ocasiones, las cuatro funciones de la administración se pueden identificar con toda claridad en el ejercicio contemporáneo de la administración. Sin embargo, muchas veces, hay que buscar debajo de la superficie para identificarlas en ciertas actividades administrativas. Por ejemplo, se puede analizar los catorce puntos que propuso W. Edwards Deming, uno de los líderes del movimiento en pro de la calidad, como lineamiento para los mandos altos.

1. Conseguir constancia de propósito en mejorar los productos y servicios.
2. Adoptar la nueva filosofía.
3. Dejar de depender de las inspecciones masivas.
4. Acabar con la costumbre de otorgar negocios sólo con base en el precio.
5. Mejorar, en forma constante y permanente, el sistema de producción y de servicios.
6. Instituir métodos modernos de capacitación en el trabajo.
7. Instituir liderazgo.
8. Acabar con el miedo.
9. Abatir los obstáculos entre las áreas administrativas.
10. Eliminar los temas, exhortos y objetivos destinados a los trabajadores.
11. Eliminar las cuotas numéricas.
12. Abatir los obstáculos que impiden enorgullecerse del trabajo.
13. Instituir un programa vigoroso para estudio y capacitación.
14. Tomar medidas para lograr la transformación.

PROCESO ADMINISTRATIVO EN LA PRÁCTICA (Segunda Parte)

En la práctica, el proceso de administrar no entraña cuatro series de actividades independientes, o ligeramente relacionadas, sino un grupo de funciones interrelacionadas. En la Figura 1 se presenta un modelo más completo de la administración, porque las flechas que muestran las relaciones señalan todas en dos direcciones. Planear, organizar, dirigir y controlar son los actos simultáneos e interrelacionados que mantienen muy ocupados a gerentes.

PROCESO ADMINISTRATIVO EN LA PRÁCTICA (Primera Parte)

Es más fácil entender un proceso tan complejo como la administración si se descompone en partes y si se identifican las relaciones básicas entre cada una de ellas. Este tipo de descripciones, llamadas modelos, han sido usadas por estudiantes y practicantes de la administración desde hace muchos decenios.

¿QUÉ ES UN MODELO?

Un modelo es una descripción usada para representar relaciones complejas en términos fáciles de entender. De hecho, se usó un modelo cuando se dijo que las actividades centrales de la administración son planificar, organizar, dirigir y controlar. Estas representan cuatro formas de abordar las relaciones formales que evolucionan con el tiempo. Sin embargo, las relaciones descritas están mucho más entrelazadas de los que implica el modelo. Por ejemplo, se dijo que se usan estándares para evaluar y controlar las acciones de los empleados, pero establecer estas normas forma parte inherente del proceso de la planificación y es un factor integral para motivar y dirigir a los subordinados.

Por otra parte, las medidas correctivas que se presentan como una actividad de control, muchas veces entrañan un ajuste de planes.

PROCESO ADMINISTRATIVO - CONTROL

¿QUÉ ES EL PROCESO DE CONTROL?

Por último, el gerente debe estar seguro de los actos de los miembros de la organización que, de hecho, la conducen hacia las metas establecidas. Esta es la función de control de la administración, la cual entraña los siguientes elementos básicos.

• Establecer estándares de desempeño.
• Medir los resultados presentes.
• Comparar estos resultados con las normas establecidas
• Tomar medidas correctivas cuando se detectan desviaciones

El gerente gracias a la función de control, puede mantener a la organización en el buen camino. Las organizaciones están estableciendo, cada vez con mayor frecuencia, maneras de incluir la calidad en la función de control. Un enfoque que goza de gran popularidad, es la administración de calidad total (ACT). La ACT requiere que la administración se concentre en la superación constante de todas las operaciones, funciones y, sobre todo, de los procesos de trabajo. La satisfacción de las necesidades del cliente es una preocupación primordial.

Las relaciones y el tiempo son fundamentales para las actividades del control. Los administradores tienen que preocuparse por el control porque, con el tiempo, los efectos de las relaciones organizadas no siempre resultan como se las planearon.

PROCESO ADMINISTRATIVO - DIRECCIÓN

¿QUÉ ES EL PROCESO DE DIRECCIÓN?

Dirigir implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales. Las relaciones y el tiempo son fundamentales para las actividades de la dirección. De hecho, la dirección llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada una de las personas que trabajan con ellos. Los gerentes dirigen tratando de convencer a los demás de que se les unan para lograr el futuro que surge de los pasos de la planificación y la organización. Los gerentes, al establecer el ambiente adecuado, ayudan a sus empleados a hacer su mejor esfuerzo.

PROCESO ADMINISTRATIVO - ORGANIZACIÓN

¿QUÉ ES EL PROCESO DE ORGANIZACIÓN?

Organizar es el proceso para ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de una organización, de tal manera que éstos puedan alcanzar las metas de la organización.

Diferentes metas requieren diferentes estructuras. Por ejemplo, la organización que pretende desarrollar programas de software para computadoras necesitará una estructura diferente a la que requiere un fabricante de pantalones vaqueros. Producir un producto estandarizado, como un pantalón vaquero, requiere técnicas eficientes para la línea de montaje, mientras que la producción de un programa de software requiere la formación de equipos de profesionales, por ejemplo, analistas de sistemas y programadores. Aunque estos profesionales deben interactuar con eficacia, es imposible organizarlos como si fueran trabajadores de una línea de montaje. Por tanto, los gerentes deben adaptar la estructura de la organización a sus metas y recursos, proceso conocido como diseño organizacional.

Las relaciones y el tiempo son fundamentales para las actividades de la organización. La organización produce la estructura de las relaciones de una organización, y estas relaciones estructuradas servirán para realizar los planes futuros. Otro aspecto de las relaciones que es parte del organizar consiste en buscar a personal nuevo para que se unan a la estructura de las relaciones. Esta búsqueda se conoce como integración de personal.

PROCESO ADMINISTRATIVO - PLANIFICACIÓN

¿QUÉ ES LA PLANIFICACIÓN?

Planificar implica que los administradores piensan con antelación en sus metas y acciones, y que basan sus actos en algún método, plan o lógica, y no en corazonadas. Los planes presentan los objetivos de la organización y establecen los procedimientos idóneos para alcanzarlos. Además, los planes son la guía para que:

• La organización obtenga y comprometa los recursos que se requieren para alcanzar sus objetivos.
• Los miembros de la organización desempeñen actividades congruentes con los objetivos y los procedimientos elegidos.
• El avance hacia los objetivos pueda ser controlado y medido de tal manera que, cuando sea satisfactorio, se puedan tomar medidas correctivas.

El primer paso para planificar consiste en elegir las metas de la organización. A continuación, se establecen para cada una de las subunidades de la organización; es decir, sus divisiones, departamentos, etc. Definidas éstas, se establecen programas para alcanzar las metas de manera sistemática. Sobra decir que, al elegir objetivos y preparar programas, el gerente de mayor jerarquía analiza su viabilidad, así como las posibilidades de que otros gerentes y empleados de la organización los acepten.

Las relaciones y el tiempo son fundamentales para las actividades de la planificación. La planificación produce una imagen de las circunstancias futuras deseables, dados los recursos actualmente disponibles, las experiencias pasadas, etc.

Los planes preparados por la alta dirección, que cargan con la responsabilidad de la organización entera, pueden abarcar plazos de entre cinco y diez años. En una organización grande, por ejemplo una corporación multinacional como British Petroleum, los planes pueden significar compromisos de miles de millones de dólares. Por otra parte, los planes de partes concretas de la organización abarcan plazos muchos más cortos. Por ejemplo, estos planes pueden referirse al trabajo del día siguiente o para una junta de dos horas, que tendrá lugar la semana entrante.

PROCESO ADMINISTRATIVO

Desde finales del siglo XX se acostumbra definir la administración en términos de cuatro funciones específicas de los gerentes: la planificación, la organización, la dirección y control. Aunque este marco ha sido sujeto a cierto escrutinio, en términos generales sigue siendo el aceptado. Por tanto, cabe decir que la administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de la organización y el empleo de todos los demás recursos organizacionales, con el propósito de alcanzar las metas establecidas para la organización.

¿Qué es un proceso?

Un proceso es una forma sistemática de hacer las cosas. Se habla de la administración como un proceso para subrayar el hecho de que todos los gerentes, sean cuales fueren sus aptitudes o habilidades personales, desempeñan ciertas actividades interrelacionadas con el propósito de alcanzar las metas que desean.

En un proceso administrativo se encuentran insertos: planificación, organización, dirección, control

EFICIENCIA Y EFICACIA (Segunda Parte)

Por otra parte, la eficacia implica elegir las metas acertadas. Un gerente que elige una meta equivocada es un gerente ineficaz, aun cuando produzca autos grandes con enorme eficiencia. Los gerentes de General Motors aprendieron esta lección por las malas. En la década de 1970, cuando aumentó la demanda de autos pequeños, que consumían poca gasolina, GM ignoró la competencia de los japoneses y los alemanes, pensando que las tendencias eran una aberración y que los estadounidenses, fieles a los productos nacionales, no seguirían comprando autos extranjeros. Por tanto, siguieron produciendo autos grandes que consumían mucha gasolina, y con ello perdieron mucho terreno ante la competencia de estos nuevos rivales.

¿QUÉ ES LA EFICACIA?

Es la capacidad para determinar los objetivos apropiados: “hacer lo que se debe hacer”.

Ningún grado de eficiencia puede compensar la falta de eficacia. De hecho, Drucker afirma que la eficacia es la clave del éxito de una organización. Antes de dedicarnos a hacer algo en forma eficiente, tenemos que estar seguros de que hemos encontrado algo acertado para hacer.

EFICIENCIA Y EFICACIA (Primera Parte)

La base de muchas explicaciones en el campo de la administración son dos conceptos presentados por Meter Drucker, uno de los autores más reconocidos en el campo de la administración: la eficiencia y la eficacia. Drucker dice: eficiencia significa “hacer correctamente las cosas” y eficacia significa “hacer las cosas correctas”.

La eficiencia (la capacidad para hacer correctamente las cosas) es un concepto que se refiere a insumos productos. Un gerente eficiente es el que obtiene productos, o resultados, medidos con relación a los insumos (mano de obra, materiales y tiempo) usados para lograrlos. Los gerentes que pueden reducir al mínimo los costos de los recursos que se necesitan para alcanzar metas están actuando eficientemente.

¿QUÉ ES LA EFICIENCIA?

Es la capacidad de reducir al mínimo los recursos usados para alcanzar los objetivos de la organización “hacer las cosas bien”.

DESEMPEÑO GERENCIAL Y ORGANIZACIONAL

La administración es la principal actividad que marca una diferencia en el grado que las organizaciones les sirven a las personas que afectan.

El éxito que puede tener una organización al alcanzar sus objetivos y también al satisfacer sus obligaciones sociales depende, en gran medida, de sus gerentes. Si los gerentes realizan debidamente su trabajo, es probable que la organización alcance sus metas.

¿QUÉ ES EL DESEMPEÑO GERENCIAL?

Es la medida de la eficiencia y la eficacia de un gerente; grado en que determina o alcanza los objetivos apropiados.

La buena actuación de los gerentes (el desempeño gerencial) es tema de muchos debates, análisis y confusiones en varios países. Ocurre lo mismo con el desempeño organizacional; es decir, el grado en que las organizaciones cumplen con su trabajo.

¿QUÉ ES EL DESEMPEÑO ORGANIZACIONAL?

Es la medida de la eficiencia y la eficacia de una organización; grado en que alcanza los objetivos acertados.

ADMINISTRACIÓN, UNA ESPECIALIDAD QUE ABARCA EL TIEMPO Y LAS RELACIONES HUMANAS

La administración es una subespecialidad que trata de la cuestiones referentes al tiempo y a las relaciones humanas que se presentan en las organizaciones. Como se mencionó con anterioridad las organizaciones afectan el pasado, presente y futuro.

La concepción de tiempo en las organizaciones consta de varios elementos:

• La administración representa un intento por crear un futuro deseable, sin olvidar el pasado y el presente.
• La administración se ejercita en una época histórica concreta y es reflejo de ella.
• La administración es un ejercicio cuyas consecuencias y repercusiones surgen con el paso del tiempo.

La importancia de las relaciones humanas también entraña varios conceptos:

• Los gerentes actúan mediante relaciones que son vías de dos sentidos; una de las partes está sujeta a la influencia de la otra.
• Los gerentes actúan mediante relaciones que tienen repercusiones que involucran a otras personas, para bien o para mal.
• Los gerentes hacen juegos malabares con muchas relaciones al mismo tiempo.

LAS ORGANIZACIONES Y LA NECESIDAD DE ADMINISTRARLAS (Cuarta parte)

Edificar el futuro

En segunda instancia, las organizaciones se perfilan hacia un futuro deseable y sirven para que las personas también lo hagan. Los productos y las aplicaciones nuevas aparecen como resultado del poder creativo que brota cuando las personas trabajan reunidas en las organizaciones. Las organizaciones tienen repercusiones (positivas o negativas) en la condición futura del entorno natural, en la prevención y el tratamiento de enfermedades y en la guerra, en todo el mundo.

Recordar el pasado

En tercera instancia, las organizaciones sirven para conectar a las personas con su pasado. Cabe decir que las organizaciones son patrones de las relaciones humanas. Cada día que trabajamos con otras personas, crece la historia de las organizaciones y la nuestra. Con frecuencia, nos definimos en términos de las organizaciones de las cuales hemos formado parte, sean escuelas, equipos, grupos políticos o empresas. Además, las organizaciones llevan registros de su historia, pues les conceden gran valor, y mantienen con vida las tradiciones en nuestro recuerdo. Muchas veces, gracias a los registros y la historia de las organizaciones podemos conocer el pasado.

LAS ORGANIZACIONES Y LA NECESIDAD DE ADMINISTRARLAS (Tercera parte)

¿QUÉ ES UN GERENTE?

Es la persona responsable de dirigir las actividades que ayudan a las organizaciones para alcanzar sus metas.

¿POR QUÉ ESTUDIAR ADMINISTRACIÓN Y ORGANIZACIONES?

Las organizaciones forman parte de las noticias y de nuestra conversación todos los días. En un mundo donde las organizaciones están por doquier, existen tres motivos básicos para estudiarlas, así como para estudiar el ejercicio de la administración. En cada uno de los casos (que abarca pasado, presente y futuro), las consecuencias que producen las personas que colaboran en forma de organización, bajo la conducción de gerentes, pueden tener mucho alcance.

Vivir en el presente

En primera instancia, las organizaciones contribuyen al nivel de vida presente de todas las personas del mundo. Todos dependemos de las organizaciones, todos los días, para obtener nuestros alimentos, vivienda, ropa, atención médica, comunicación, diversión y empleo. Por ejemplo, la Cruz Roja es una organización que se dirige, primordialmente, al presente, pues ofrece ayuda a grupos específicos de personas en el momento que la necesitan.

LAS ORGANIZACIONES Y LA NECESIDAD DE ADMINISTRARLAS (Segunda parte)

ADMINISTRACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES

La administración consiste en darle forma, de manera consciente y constante, a las organizaciones. Todas las organizaciones cuentan con personas que tienen el encargo de servirles para alcanzar sus metas. Estas personas se llaman gerentes. Los gerentes, tal vez resulten más evidentes en unas organizaciones que en otras, pero si éstas no tienen una administración eficaz, es probable que fracasen.

Consiste en el proceso de planificación, organización, dirección y control del trabajo de los miembros de la organización y de usar los recursos disponibles de la organización para alcanzar las metas establecidas.

LAS ORGANIZACIONES Y LA NECESIDAD DE ADMINISTRARLAS (Primera parte)

¿Qué es una organización?
Una organización consiste en dos o más personas que trabajan juntas, de manera estructurada, para alcanzar una meta o una serie de metas especificas.

A lo largo de la mayor parte de nuestra existencia pertenecemos a una organización y otra; una universidad, un equipo deportivo, un grupo musical o teatral, una organización religiosa o civil, un cuerpo de las fuerzas armadas o una empresa. Algunas organizaciones, como el ejército y las grandes corporaciones, tienen una estructura muy formal. Otras, como un equipo de baloncesto de barrio, tienen una estructura más informal. Sin embargo, todas las organizaciones, sean formales o informales, están compuestas y reunidas por un grupo de personas que busca los beneficios de trabajar juntas con el propósito de alcanzar una meta común. Por consiguiente, un elemento básico de toda organización es su meta o propósito. La meta puede cambiar (ganar un campeonato, entretener al público, vender un producto), pero sin una meta, ninguna organización tendría razón de ser.
Además, todas las organizaciones tienen un programa o método para alcanzar las metas, es decir, un plan. El plan puede referirse al ejercicio de las habilidades para un juego, a ensayar cierto número de veces antes de cada actuación, o a fabricar y anunciar un producto. Sea como fuere, sin un plan de lo que debe hacer una organización, ninguna podrá ser muy efectiva.
Las organizaciones también deben adquirir y asignar los recursos que necesitan para alcanzar sus metas. Quizá necesiten contar con una cancha de juego o una sala de ensayos, o deban presupuestar dinero para sueldos. Todas las organizaciones dependen de otras organizaciones para obtener los recursos que necesitan. Un equipo no puede jugar si no cuenta con los elementos necesarios; de igual manera, los fabricantes deben tener contratos con los proveedores.