APUNTES DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS

La técnica, función primordial de la empresa

Se ampliará más el concepto de las operaciones o funciones que Fayol definió y que ya existían en las empresas de principios del siglo XX

Considérese en primer lugar la función técnica, que es la función primordial debido a que da origen o constituye la razón de ser de la institución. Y cuando se habla de la función técnica no se hace referencia, como se podría pensar, a una función relacionada con la ingeniería en alguna de sus ramas. La función técnica sería la medicina en el caso de un hospital, el derecho en un bufete de abogados, la función de finanzas en un banco, etc. Cualquiera que sea el campo del conocimiento que deba ser aplicado para lograr la realización de la misión de la institución que proporciona el bien o servicio, constituirá en su caso la función técnica.

Las funciones comerciales, financieras, de seguridad y de contabilidad se las considerará como funciones de apoyo, necesarias para la realización de la función técnica (en ciertos casos alguna de estas funciones puede convertirse en la función técnica). Por ejemplo, en una firma de contabilidad y auditoría, la función técnica sería la contabilidad, pero, como función de apoyo para realizar la función técnica del propio despacho, también aparecerá la contabilidad dentro de las funciones de apoyo de la organización.

En lo que se refiere a la función administrativa, ésta es fundamental para el desarrollo de las cinco funciones anteriores, ya que sin la aplicación de las técnicas administrativas sería difícil o por al menos ineficiente la realización de las mismas. Lo anterior se representa en la figura que se muestra a continuación, en la misma se puede observar cómo la función administrativa sirve de base para realizar las demás que se han señalado.

Concepto de función en la administración

En el campo de la administración existe un término que se utiliza con frecuencia y es la palabra función, entendiéndose por ella un conjunto de actividades diferentes entre sí, pero similares por el fin común que persiguen. Se puede poner un ejemplo para aclarar el concepto:

Considérese la función de compras en una empresa moderna. Es indudable que el personal del departamento de compras tendrá que realizar varias actividades diferentes para cumplir la misma, tratando de proveer oportunamente y al menor costo posible a la institución para la cual trabaja, de los productos, materiales y servicios que le son solicitados y necesarios para lograr los objetivos establecidos.

El director de compras con la colaboración de sus subordinados tiene que obtener especificaciones completas del producto o servicio que deben adquirir; buscar en el mercado quiénes son los proveedores de estos bienes y servicios; solicitar cotizaciones de los mismos, evaluar si las cotizaciones o precios son los justos; solicitar en algunos casos muestras de estos productos para que sean evaluados y se compruebe su correspondencia con las especificaciones; colocar los pedidos, tramitar las órdenes de pago, crear y mantener un archivo de proveedores, dirigir a su personal para que realicen las diferentes actividades que tienen encomendadas, etc.

Lo anterior deja entrever, que para realizar la función de comprar es necesario llevar a cabo toda una serie de actividades diferentes, pero que están relacionadas por el fin común que todas ellas tienen: lograr la entrega oportuna en la empresa del producto o servicio que les ha sido solicitado.

Las funciones de la empresa

Se le atribuye a Henry Fayol (ingeniero de origen francés nacido en Constantinopla en el año de 1841), la paternidad de la nueva ciencia conocida como administración, puesto que fue él, de los primeros en estudiarla y en su obra titulada “Administración industrial y general”, llamó la atención sobre la necesidad de profundizar en este campo del conocimiento, en el cual reunió toda una serie de conceptos que él consideraba se encontraban dispersos y que deberían de ser estudiados y aplicados en forma óptima.

Henry Fayol observó que si las miles de diferentes actividades que día a día se realizan en una empresa son clasificadas y ordenadas de acuerdo con su naturaleza y características, sería posible distinguir seis grandes grupos de operaciones o funciones claramente definidas. Estas serían las siguientes:

• Técnicas
• Comerciales
• Financieras
• De seguridad
• De contabilidad y registro de información
• Administrativas

Antecedentes de la administracion

La administración como actividad integrante de la vida humana, tiene raíces tan antiguas como la historia misma de la humanidad. En el momento de surgimiento del primer grupo humano organizado y cuando de algún u otro modo se eligió a un guía, a un jefe o a un líder que asumió la responsabilidad de dirigir a las personas para conseguir un determinado objetivo, en ese mismo instante se dio origen a la administración.

A pesar de lo anterior y los cientos de años de historia del hombre en la tierra, la administración no fue objeto de estudios formales sino hasta principios del siglo XX, en el que, ya con ese nombre pasó a formar parte de las llamadas Ciencias Sociales, y posiblemente, sea uno de los campos del conocimiento humano, en donde se han realizado mayor número de estudios en el último tiempo, debido a que la parte gerencial en instituciones públicas y privadas alrededor del mundo se han convencido de que la aplicación de los conocimientos de la administración es fundamental para lograr los objetivos que se han trazado.

Enfoque de sistemas en la administración – Conceptos importantes III

Retroalimentación

La retroalimentación es la clave para el control del sistema. Conforme avanzan las operaciones del sistema, se le va entregando información a las personas indicadas, quizás a una computadora, con objeto de evaluar el trabajo y, en su caso, corregirlo.

La siguiente figura muestra los flujos de información, materiales, energía y retroalimentación de un sistema abierto.

La teoría de los sistemas destaca la esencia dinámica y las interrelaciones de las organizaciones y el quehacer administrativo. Por tanto, ofrece un marco que nos permite planificar actos y adelantarnos a las consecuencias inmediatas y mediatas, al tiempo que nos permite entender las consecuencias inesperadas cuando se presentan. Con la perspectiva de los sistemas, los gerentes generales pueden conservar, con más facilidad, el equilibrio entre las necesidades de las distintas partes de la empresa y las necesidades y las metas de una compañía entera.

Enfoque de sistemas en la administración – Conceptos importantes II

Sistemas abiertos y cerrados

Se dice que un sistema es un sistema abierto si interactúa con su ambiente; se dice que es un sistema cerrado si no lo hace. Todas las organizaciones interactúan con su ambiente, pero lo hacen en diferente medida. Por ejemplo, una fábrica de automóviles es un sistema mucho más abierto que un monasterio o una cárcel.

Límite del sistema

Cada sistema tiene un límite que lo separa de su ambiente. En un sistema cerrado, el límite del sistema es rígido; en un sistema abierto el límite es más flexible. En años recientes, los límites de los sistemas de muchas organizaciones han ido adquiriendo flexibilidad. Por ejemplo, los gerentes de compañías petroleras que quieren realizar perforaciones marítimas deben tomar en cuenta el interés del público por el ambiente. Las comunidades en el mundo están exigiendo da las empresas un responsabilidad ambiental cada vez mayor.

Flujo

Un sistema tiene flujos de información, materiales y energía (incluso energía humana). Estos flujos del ambiente entran en el sistema en forma de insumos (por ejemplo, materias primas), pasan por procesos de transformación en el sistema (operaciones que los modifican) y salen del sistema en forma de productos (bienes y servicios).

Enfoque de sistemas en la administración – Conceptos importantes I

Conceptos importantes del enfoque de sistemas

Muchos de los conceptos de la teoría general de los sistemas están formando parte del lenguaje de los gerentes, quienes deben estar familiarizados con este vocabulario para estar al tanto de los avances actuales.

¿Qué son los subsistemas?

Las partes que constituyen un sistema entero se llaman subsistemas. Además, cada sistema puede ser, a su vez, un subsistema de un todo mayor. Por ejemplo, un departamento es un subsistema de una planta, que puede ser un subsistema de una empresa, que puede ser un subsistema de un conglomerado o una industria., que es un subsistema de la economía nacional, que es un subsistema del sistema económico mundial.

¿Qué es la sinergia?

Sinergia significa que el todo es mayor que la suma de sus partes. En términos organizacionales, sinergia significa que conforme los departamentos independientes de una organización cooperan e interactúan, resultarán más productivos que si cada uno de ellos actuara en forma aislada. Por ejemplo, en una pequeña empresa, habrá más eficiencia si cada departamento se relaciona con un departamento de finanzas, que si cada departamento tiene su propio departamento de finanzas independiente.

Administración y el enfoque de sistemas

El enfoque de sistemas para administrar, en lugar de abordar los diversos segmentos de una organización por separado, piensa que la organización es un sistema único, que tiene un propósito y está compuesto por partes que se interrelacionan. Esta posición permite a los gerentes contemplar a la organización como un todo y como parte del ambiente externo, más amplio. El enfoque de sistemas dice que la actividad de un segmento de la organización afecta, en diferentes grados, la actividad de todos sus otros segmentos.

Los gerentes de producción de una planta fabril, por ejemplo, prefieren las corridas de producción, ininterrumpidas y largas, de productos estandarizados para lograr un máximo de eficiencia y costos bajos. Por otra parte, los gerentes de mercadotecnia que quieren ofrecer a sus clientes la entrega rápida de una amplia gama de productos, preferirán un calendario de producción flexible, capaz de surtir pedidos especiales a corto plazo. Los gerentes de producción partidarios de los sistemas deciden la programación cuando han detectado las consecuencias de sus decisiones para otros departamentos y para la organización entera. La médula del enfoque de sistemas es que los gerentes no pueden funcionar plenamente dentro de los límites del organigrama tradicional, sino que deben entremezclar su departamento con toda la empresa. Para ello, no sólo tienen que comunicarse con otros empleados y departamentos, sino también, con frecuencia, con representantes de otras organizaciones. Sobra decir que los gerentes partidarios de los sistemas entienden la importancia que los hilos de las relaciones de negocio tienen para sus actividades.

Avances recientes en la teoria de la administración

Las teorías ejercen mucha influencia. Cuanto más tiempo se use una teoría cualquiera, tanto mejor se la manejará y tanto más se tenderá a no buscar otras, a no ser que las circunstancias obliguen a cambiar. Esto explica por la teoría moderna de la administración es, en realidad, un rico mosaico compuesto por muchas teorías que han perdurado, cuando menos, durante el pasado siglo. Una ventaja de entender esta popularidad concurrente de muchos puntos de vista sobre las organizaciones es que prepara al individuo para sus propias experiencias en la organización.

Aunque es imposible pronosticar que estudiarán las futuras generaciones, en la actualidad es posible identificar, al menos, tres perspectivas de la teoría de la administración que pueden adquirir importancia, estos son:

• El enfoque de sistemas
• El enfoque de contingencias
• El enfoque del compromiso dinámico